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展示会を成功させるためには、施行会社との連携や自社内のプランニング等、さまざまな準備が必要です。それぞれの準備に最適と思われる時期やスケジュールをまとめました。出展する際の参考にしてください。
ここでは展示会への出展を決めた時点から開催後までの期間をいくつかに分け、それぞれの時期で何をすべきかをまとめました。
ターゲットや出展目的、訴求する商品などを決める時期です。出展が決定したら可能な限り早い内にブースを確保し、ターゲットへの対策や競合調査に時間を使いましょう。
新規顧客の獲得など、展示会やイベントに出展する目的を決めて、当日の商談回数や売り上げ、受注件数、アポイント回数などの具体的な目標値を設定します。過去に出展経験がある場合は、前回の目標値・達成値のデータを参考にして、今回の目標値を決定してください。
出展商品やサービスなどのコンテンツを選定し、テーマやコンセプトを決め、効率的な運営をするための柱を立てます。ブースサイズは展示・商談スペースを考慮し、企画に合わせて決定。あまりに窮屈なスペースでは印象が良くありません。来場者同士が余裕を持てる幅としてすれ違えるかどうかを意識すると、良いでしょう。
出展費やブース設営費、カタログやノベルティ・その他の費用を細かくピックアップしましょう。
出展で必要となるのは、以下の予算です。
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展示会やイベントによって、申し込みの受け付け時期やブースの決定方法が異なります。早期に申し込みをすることで特典を受けられたり、希望のスペースを確保できたりするので、なるべく早い内に申し込みましょう。申し込み後に主催会社へ提出する書類なども、忘れずに確認してください。
ブースの決め方は展示会によって変わります。申し込みと同時にブースを決められる場合は、出展位置は早い者勝ちで選択。特に入り口付近は人気があり、来場者を引き込みやすい場所なので、すぐに埋まってしまいます。
出展回数やブースの広さごとにグループ分けされ、くじ引き制の場合も。ブースの選択には、来場者の動線を考慮する必要もあります。周りの出展ブースも意識し、相乗効果を見込める位置を探しましょう。
ブースが決定したら、実際に下見をしてブースの位置や大きさをチェックし、当日の状況をイメージしましょう。ある程度イメージを固めておくと、装飾・施工会社へ希望を伝えやすくなります。
展示会当日までの工程を表に書き出し、日程を調整してスケジュールを組みます。予想外の作業が発生することも踏まえて、余裕を持ってスケジューリングしましょう。
展示会ブースのデザインや設営、什器、ノベルティなど、外注が必要な場合はこの時期に手配します。人気の業者へ依頼する場合は、繁忙期前に手配しておくことが肝心です。加えて、修正にかかる時間も考慮しましょう。
ブースの設計と設営を担当する業者を選定し、手配します。装飾やレイアウトが洗練されているかどうかは、集客において重要なポイントです。来場者を惹きつけるデザイン・施工が得意な、実績のある会社を選びましょう。
ブースの施工費用は展示会への出展で特に費用がかかる部分です。ブースの企画・デザインから施工・設営・撤去までワンストップで行ってくれる業者を選ぶことで、コストを抑えられます。できれば2、3社に連絡し、コンペや合い見積もりを取るなど、十分に比較検討しましょう。
展示用のディスプレイやパネル、カタログ・パンフレットを置く棚、家具など、展示会の運営で使う什器を製作依頼またはレンタルします。ブース設計・設営とセットで引き受けてくれる実績のある業者なら、ブースのデザインともマッチした什器の製作が可能です。
来場者の注目を集め、商品の魅力を伝える引き立て役となるのが映像や動画、音楽です。ブースで用いたい場合は、ブースの設営を依頼した業者に、対応可能か確認してみましょう。
展示会で訴求する商材のサンプルや展示品の製作を依頼します。妥協してしまうと、来場者に商材の魅力を100%伝えられません。時間には余裕を持って取り組みましょう。
得意先や見込み客をリストアップし、招待状を作成または依頼します。アンケート用紙やパンフレットなどの資料は、会期後に見込み客を作れるかどうかを左右する重要なツールです。クリエイティブ部門のあるブース施工会社なら、ポスターやパンフレット類の製作も任せられるので心強いでしょう。また普段使っている名刺も事前に枚数を確認し、予備が不足していたら手配しておくとスムーズに進められます。
スタッフに衣装を着てもらう場合には、コスチュームやユニフォームを製作・依頼します。顧客や見込み客、来場者へ渡すノベルティの手配は、デザインの有無やロット数によって納期にズレが生じるため、再三の確認が必要です。
交通機関やホテルを利用する場合は、スタッフ全員分のチケットが必要になります。車を使う際は駐車場を確保。会場の駐車場は、事前に申し込みができる場合もあります。海外や遠方からの出展は、新幹線、飛行機のチケット予約、宿泊先の予約も時期を見て早い内に行いましょう。設営に必要な機材や商品を運ぶ車の調達、遠方からの出展の場合は運送会社の手配も忘れずに。
準備と運営に関わるスタッフを選定し、責任者など、それぞれの役割を決めます。スムーズな運営をするために必要なスタッフは、ブースの規模によって変わります。2小間で2〜3人、4小間で4〜6人です。展示会には海外からの来場者もいるため、外国語を話せるスタッフが1人でもいると心強いもの。交代で休憩を取ることも考えて、余裕のある人員数を確保しましょう。
自社サイトやSNSを利用し、集客目的の告知を行う時期です。あまり早く告知すると忘れられることもあるので、時期を見計らって発信します。展示会当日の運営を意味あるものにするために、見込み客から事前にアポイントを取れていると理想的です。
顧客や見込み客へブースに来てもらうため、招待状や案内状を作成して送付します。送り先の元には、同時に複数の出展者から案内状が届くことも考慮し、特典付きや見栄えのするデザインにするなど目に留まるように工夫しましょう。
業界関係紙やテレビ、雑誌などのメディアで出展をPRします。
自社のホームページやブログで、展示会への出展を告知。同時にTwitterやFacebookで、タイムリーな情報発信を行います。
招待状や案内状の他に、メールでも案内を送ります。
準備品が揃っているかをチェックして、最終調整をします。不備があった場合は早急に手配しましょう。前もってチェックリストを作成することをおすすめします。
開催当日から1〜2週間前に、顧客や見込み客へ連絡し、アポイントの確認をとりましょう。
納品された印刷物や展示台、パンフレットなどを置く棚などの什器、その他の運営に使うものが揃っているか再確認しましょう。
商品の運搬、交通チケット、宿泊先の予約がきちんと取れているか最終確認しましょう。
会場で使うアンケート用紙、筆記用具、ボードなどを用意します。記入してもらったアンケートや商談記録をデジタル化できると、開催後の集計作業にかかる時間が大幅に短縮。デジタル化ツールは、スマホやタブレット端末で利用できるアプリが便利です。
開催2日前には、会場にて設営の準備がスタート。装飾や施工は依頼した業者が作業するため、出展者は会場へは行かず、展示する商品などの確認をし、翌日の搬入に備えます。開催前日は、ブースが計画通り仕上がっているかのチェック、商品の設置などを行います。
当日の運営について、スタッフと話し合いをします。抜けている部分はないか、他に必要なものがないかなど最終的なチェックを行いましょう。
完成した展示ブースを、来場者の目線から確認するために離れた位置から眺めます。パネルの文字の大きさは適切か、入りやすいブースかどうか、商品やサービスが効果的な位置に設置されているかなどをチェック。全ての確認が終わったら、当日に向けてのシミュレーションを行い、心の準備も整えましょう。最後に、設営や準備中に溜まった埃やゴミを掃除し、ブース全体をキレイにします。
展示会当日は、ブースに立ち寄ってくれた来場者の接客をします。展示会終了後は、将来の顧客獲得へ向けてアプローチを進めていきます。
事前にアポイントを取った見込み客や、得意先への応対を最優先させます。スムーズに運営するためには、チーム一丸となっての対応が欠かせません。時間に余裕があれば、他社のブースに目を配り、動向をチェックします。
計画通り目標が達成できたかを振り返り、達成できなかった場合には、問題点を探ります。次回の出展のために記録を残しておきましょう。
当日会場へ来てくれた得意先や見込み客へ、お礼メールやお礼状を作成・送付します。来場者のほとんどは情報収集が目的のため、すぐに売り込みをかけても期待する返事は得られません。ブースへ立ち寄ってくれた来場者にお礼メールを送信して、会社なり担当者なりを認識してもらうことが、早期のフォローアップに有効です。メールには相手に有益な情報をプラスできると、尚良いでしょう。
来場者に記入してもらったアンケートをまとめ、アプローチの傾向と対策を練ります。できれば交換した名刺とアンケート結果を、自動で集計してくれるツールを活用し、浮いた時間を反省や分析にあてましょう。
アンケートで得たデータを元に、見込み客や顧客へのアプローチを進めていきます。DMやメルマガなどで、セミナーの案内や新製品を紹介したり、暑中見舞いや年賀状などの季節の挨拶状を送ったりするのが一般的な方法です。
しかし毎回同じやり方では、相手も慣れてしまい、流し読みで終わってしまう可能性も。アプローチ方法にも創意工夫が必要です。相手が得する情報を常にメールやメルマガに入れ込むことで、営業スタッフがアポイントを取りやすくなります。見込み客や顧客に、商品についての関心や興味を高めてもらう努力を怠らないことが大切です。