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長い準備期間を経て、展示会スケジュールもいよいよ大詰め！本番当日だからこそ、見落としやすいポイントも多々あります。ここでは展示会当日に気を付けたいことや、当日の運営に際しての心構えなどをまとめました。
展示会当日は、来場者視点を意識しつつマーケティングに力を入れましょう。ブースに訪れてくれた来場者と名刺交換をする、アンケート用紙に記入してもらう、サンプルやパンフレットを渡す、商品の説明をするなど、出展の目的に合わせて各ブースではさまざまな取り組みが行われます。
なかにはサンプルだけを手渡し、満足しているブースを見かけることも…。これでは多くの費用をかけてブースを設営した意味が半減してしまいます。サンプルの準備にも相応の費用がかかっているはず。より多くの見込み客の獲得や、会社をより発展させるための糸口を見つけるためにも、当日の運営はマーケティングを成功させるという意識が最も大切になります。
出展者にとって展示会は時間潰しの場ではありません。ブースさえ作ってしまえば、あとは来場者が勝手に寄ってくるだろうという受け身の姿勢では、当初の目的を達成するどころかブースに閑古鳥が鳴くことになりかねません。
会場全体が混雑していても、素通りされるブースは少なくありません。反対に会場の入りが悪くても、人気のあるブースは賑わうのです。その違いはどこにあるのでしょうか？
答えは、出展の目標が明確であるかどうか。「見込み客を○○件獲得したい」「商品の認知度を上げたい」「既存顧客とのパイプラインをより深いものにしたい」など、出展前に会期中に達成すべき目標を掲げていれば、スタッフ全体で目標達成のために動きやすくなります。
足を運んでくれた来場者へパンフレットを渡しただけでは、重要な見込み客を逃すことになるかもしれません。どのような状況で成約に結びつくかわからないため、チャンスを逃さないように意識を高く持ちましょう。
またパンフレットを渡すだけでなく、アンケート記入や名刺交換への流れを作るには、接客マニュアルの作成をはじめ、来場者への対応を予測する必要があります。展示会当日はあくまでもビジネスの場であることを再認識し、気を引き締めて接客にあたりましょう。
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展示会は当日の接客も大切ですが、会期後が本当の勝負所です。展示会で得た情報が、今後のアプローチに活かせる内容かどうかが鍵になります。ミッションを達成するために、当日意識したいポイントをまとめました。
イベント参加スタッフが全員同じゴールを目指せるよう、認識合わせを行います。なぜスタッフに選ばれたのか、展示会で何を達成するのかを明確にすることが大切です。
当日は同じ空間の小さなブース内で、長い時間を一緒に過ごします。スタッフみんなの意識を統一するからこそ、まとまりある運営が可能になるのです。
来場者は、スタッフが気を緩ませた一瞬の隙を見逃しません。来場者に良い雰囲気を与えるよう、気を抜かずに努めましょう。
当日の運営を活気あるものにするために、朝礼と終礼を毎日行うのも大切なポイント。重要な情報を共有したり、途中経過の報告をしたりします。前もって集計担当を決めておくと、経過報告がスムーズになるでしょう。また1時間ごとの細かい集計を行うと混雑状況を把握できるので、次回の出展にも役立ちます。
ブース全体の目標以外に、個別の目標も設定すると、スタッフはより動きやすくなります。獲得する見込み客の数やターゲットの接客数などの目標件数を一人ひとりに配分することで、スタッフの士気が向上。
展示会の会期が3日間だとすると、全体の獲得総数から、1日にどれくらいの獲得件数が必要か、1時間では何件かを各自計算して具体的な目標数を割り出し、スタッフ全員に割り当てると良いでしょう。
展示会当日は、来場者は入場する際に受付で首から下げるタイプのバッジを受け取りますます。バッジは業種ごとに色分けされており、出展企業はこのバッジを確認することで、効率的に見込み客へアプローチできます。これを活用しない手はありません。
バッジの色を確認できればターゲットがはっきりわかるので、動きやすくなります。全く関係のない来場者に延々と商品の説明をするような、無駄な時間がカットできます。
色分けは展示会によって変わるため、事務局から渡された資料をしっかり確認しましょう。
ブースをより効率的に運営するために、デジタルツールを有効活用しましょう。交換した名刺は、スキャンして素早くデータ化。またバーコードリーダーを使い、来場者バッジの裏にあるバーコードを読み込んで、顧客データを入手する方法もあります。いずれも展示会終了後の迅速なフォローアップを行なうために欠かせない情報です。サンプルやノベルティを交換条件にすると、応じてくれる可能性が高まります。
連絡先がゲットできれば、いかようにもアプローチができるので、取りこぼしがないよう徹底しましょう。